Casi todas las listas de herramientas gratis tienen el mismo problema: cuarenta logotipos y ni un solo número.
Te dicen que uses Canva, que uses Notion, que uses un CRM gratuito. No te dicen que el CRM aguanta 1,000 contactos y dos usuarios, que la plataforma de correo se detiene en 250 suscriptores, ni que el tablero de tareas se acaba en diez tableros. Y esa cifra es justo la que necesitas, porque determina cuántos meses de negocio te va a durar la decisión que estás por tomar.
Tampoco te dicen lo más importante de todo: que hay herramientas públicas mexicanas, sin techo y sin dueño comercial, que resuelven cosas por las que mucha gente paga sin necesidad.
Esto es lo que hay, con los techos escritos y con lo que cuesta salir de cada una.
La respuesta corta
Si tienes un negocio chico y ningún presupuesto, estas son las casillas que se cubren sin pagar:
- Facturar: la aplicación gratuita del SAT. No necesitas contratar un proveedor de certificación.
- Investigar tu mercado: el DENUE del INEGI, que trae más de 6 millones de establecimientos ubicados en el mapa.
- Proteger tu nombre: la consulta pública de marcas del IMPI, antes de mandar a imprimir nada.
- Aparecer en Google y en Maps: el Perfil de Empresa de Google, que es gratis.
- Guardar a tus clientes: un CRM con plan gratuito permanente, con techo de 1,000 contactos y dos usuarios.
- Escribirles: una plataforma de correo con plan gratis, con techo de 300 envíos al día o de 250 suscriptores según cuál elijas.
- Diseñar: un editor gráfico con plan gratuito, con 5 GB y un kit de marca.
- Organizar el trabajo: un tablero de tareas, con techo de diez tableros por espacio.
- Documentos y archivos: una suite de oficina, de nube o instalada, y esta última sin techo ninguno.
- Atender: WhatsApp Business, que es la aplicación gratuita con la que compra México.
Y una cosa que no es una herramienta: si vas a guardar datos de clientes, tienes una obligación legal desde el primer contacto. Está al final del artículo y no la trae ninguna otra lista.
«Gratis» son cuatro cosas distintas, y conviene saber cuál te tocó
Antes de la lista conviene entender qué estás aceptando, porque la palabra «gratis» esconde cuatro contratos muy distintos.
1. Gratis porque es un servicio público
El SAT, el INEGI, el IMPI. Son herramientas pagadas con impuestos, sin techo, sin plan superior y sin nadie intentando convertirte en cliente.
Tienen un defecto conocido: la experiencia de uso suele ser peor. Son lentas, feas y a veces exigen paciencia. También tienen una virtud que ninguna herramienta comercial iguala: no van a cambiar de modelo de negocio el año que entra.
2. Gratis hasta un techo
El modelo de casi todo lo comercial. Un plan gratuito permanente, real, que funciona, con un límite concreto. Cuando lo cruzas, pagas.
Esto no es una trampa, y conviene decirlo con todas sus letras: el plan gratis es un producto completo y legítimo, y para un negocio chico con frecuencia es todo lo que hace falta. Lo que sí es trampa es no saber dónde está el límite, porque el límite casi siempre se cruza el mes en que las cosas empiezan a salir bien.
3. Gratis porque el código es de todos
Programas de código abierto: la suite de oficina, el editor de imágenes, el de vectores, el de video, el cliente de correo. Los instalas, son tuyos, no tienen techo, no tienen cuenta y nadie te los puede quitar.
Su costo es real pero no es dinero: es tu tiempo. Curva de aprendizaje, compatibilidad imperfecta con formatos ajenos y, casi siempre, soporte de foro.
4. «Prueba gratis», que no es gratis
Treinta días, tarjeta al momento de registrarte, cobro automático. Es un producto de paga con la factura retrasada.
No tiene nada de malo probar antes de comprar. Tiene mucho de malo confundirlo con una herramienta gratuita y construir encima de él. Si al día veintinueve tu negocio depende de esa herramienta, ya no estás decidiendo: estás pagando lo que te pidan.
Por qué importa la diferencia
Porque cada tipo falla de una manera distinta, y falla en un momento distinto.
| Tipo | Ejemplos | ¿Tiene techo? | Cuándo te falla | Qué te cuesta |
|---|---|---|---|---|
| Servicio público | SAT, DENUE, IMPI, Perfil de Empresa | No | Casi nunca | Tu paciencia |
| Plan gratis con techo | Canva, Trello, Notion, HubSpot, Brevo | Sí, y publicado | El día que creces | Dinero, al cruzar el límite |
| Código abierto | LibreOffice, GIMP, Inkscape, Thunderbird | No | Cuando necesitas soporte | Tu tiempo de aprendizaje |
| «Prueba gratis» | Cualquiera con tarjeta al registrarte | Sí, en días | El día treinta y uno | Dinero, y con prisa |
El servicio público no falla casi nunca, pero te hace perder tiempo. El plan con techo falla el día que creces. El código abierto falla el día que necesitas que alguien te resuelva un problema y no hay a quién llamarle. La prueba gratis falla el día treinta y uno.
Mi regla, si tuviera que dar una sola: pon en herramientas públicas o de código abierto lo que no quieres volver a tocar, y en planes gratis con techo lo que sabes que vas a cambiar. La facturación y los documentos, abajo, en cimientos que no se mueven. El diseño y las tareas, arriba, donde cambiar cuesta poco.
Las herramientas públicas mexicanas que casi ninguna lista menciona
Esta sección es la razón por la que este artículo existe. Son cuatro herramientas que resuelven problemas caros, cuestan cero y no aparecen en las listas porque nadie paga comisión por recomendarlas.
Facturar sin contratar a nadie
Mucha gente que empieza cree que para emitir facturas hay que contratar un proveedor de certificación. No es cierto.
El SAT tiene una aplicación gratuita para generar comprobantes. En su propio portal de factura electrónica, el SAT enumera dónde se puede emitir una factura y la primera opción es literal: «Genera tu factura en la aplicación gratuita del SAT». Junto a ella están Factura Fácil, dentro de Mis cuentas, y la aplicación móvil del propio SAT.
¿Y los proveedores autorizados de certificación? El mismo portal los sitúa donde corresponde: sus servicios «se encuentran dirigidos a aquellos contribuyentes con grandes volúmenes de facturación».
Traducido: si facturas poco, no necesitas pagar. Un proveedor te conviene cuando emites mucho, cuando necesitas integrar la facturación con un sistema, o cuando quieres complementos y automatizaciones que la herramienta del SAT no tiene. Si emites cinco facturas al mes, contratar un paquete anual es dinero tirado.
Lo que sí necesitas en los dos casos son tu RFC, tu contraseña o e.firma y tu certificado de sello digital. Eso no lo ahorra nadie.
Saber si el nombre de tu negocio ya es de alguien más
Este es el error caro que casi nadie previene: eliges un nombre, mandas a hacer el logotipo, imprimes tarjetas, compras el dominio, abres las redes, pones la lona. Y un año después llega una carta porque ese nombre ya estaba registrado.
El Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial tiene consulta pública de marcas en línea, en su sitio impi.gob.mx. La consulta es el primer paso, antes de gastar un peso en identidad.
Dos advertencias honestas. La primera: no pudimos abrir la herramienta mientras preparábamos este artículo, así que no te describo pantallas ni te prometo funciones concretas; entra a impi.gob.mx y confírmalo tú. La segunda, y más importante: una búsqueda no es una resolución. Que no encuentres nada parecido no garantiza que tu marca sea registrable, porque el análisis de similitud lo hace el instituto y considera parecidos fonéticos y gráficos que un buscador no atrapa. Para algo que va a llevar tu nombre durante años, la consulta gratuita es el filtro inicial y un especialista es la confirmación.
Aun así, hazla. Descartar un nombre en diez minutos es infinitamente más barato que descartarlo con 500 tarjetas impresas.
Contar a tu competencia antes de firmar el local
El INEGI mantiene el Directorio Estadístico Nacional de Unidades Económicas, el DENUE. Es gratuito, público, y según el propio INEGI «ofrece los datos de identificación, ubicación, actividad económica y tamaño de los negocios activos en el territorio nacional». Con datos de los Censos Económicos de 2024, cubre más de 6 millones de establecimientos.
Lo que puedes hacer con él, sin pagar y sin registrarte: buscar por actividad económica, por tamaño de establecimiento y por zona geográfica, y ver los resultados en mapa cartográfico o satelital. También descargar la información en bloque.
Para qué sirve de verdad, en decisiones concretas:
- Antes de rentar un local: cuántos negocios de tu giro hay en ese polígono. Si vas a abrir una cafetería, la cuenta de cuántas hay a la redonda se hace en cinco minutos y cambia la conversación con el arrendador.
- Para elegir zona: comparar dos colonias por densidad de competencia y por tamaño de los establecimientos.
- Para prospectar: si le vendes a negocios, ahí está el universo de tus clientes potenciales por giro y por ubicación.
- Para dimensionar un mercado: cuántos establecimientos de tu tipo existen en tu estado.
Hay dos límites que conviene tener presentes. El directorio se actualiza, según el propio INEGI, «fundamentalmente, en el segmento de los grandes establecimientos», así que un negocio chico que abrió el mes pasado puede no aparecer todavía. Y las localidades rurales muy pequeñas quedan fuera. Sirve para medir el terreno, no para censar tu cuadra al día de hoy.
Aparecer en Google y en Maps
El Perfil de Empresa de Google es gratuito, y Google lo dice sin rodeos: «crear un Perfil de Negocio y una ficha de tu empresa en Google es gratis».
Con él apareces en Búsqueda y en Maps, subes fotos, publicas horarios y promociones, respondes reseñas, muestras productos y servicios, aceptas reservaciones o pedidos según el giro, y ves datos de desempeño: con qué palabras te encontraron, cuántas llamadas recibiste, cuántas reseñas.
Para un negocio con dirección física, esta es la acción de marketing gratuita con mejor retorno que existe, y me cuesta pensar en una segunda. Antes que el sitio web, antes que las redes sociales, antes que la publicidad. Quien busca «taller mecánico cerca de mí» está a minutos de gastar dinero, y solo encuentra a quien está en el mapa.
Tres cosas que mueven la aguja y casi nadie hace: mantener los horarios reales y actualizados, responder todas las reseñas incluidas las malas, y subir fotos nuevas con cierta regularidad. Cuesta cero pesos y unos minutos al mes.
La pila mínima: diez casillas, no cuarenta herramientas
Una lista de cuarenta herramientas no ayuda a nadie. Ayuda saber cuántas casillas tiene un negocio y con qué se llena cada una.
Son diez. Si tienes las diez cubiertas, tienes una operación; si tienes cuarenta herramientas y cuatro casillas vacías, tienes un desorden caro.
| # | Casilla | Con qué se cubre sin pagar | Techo |
|---|---|---|---|
| 1 | Facturar | Aplicación gratuita del SAT, Factura Fácil, app móvil | Sin techo |
| 2 | Cobrar | No hay opción gratuita | — |
| 3 | Llevar las cuentas | Hoja de cálculo, en nube o instalada | 15 GB en nube; sin techo instalada |
| 4 | Guardar clientes | CRM con plan gratuito | 1,000 contactos · 2 usuarios |
| 5 | Escribirles | Plataforma de correo con plan gratuito | 300 al día, o 250 suscriptores |
| 6 | Diseñar | Editor gráfico con plan gratuito | 5 GB · 1 kit de marca |
| 7 | Estar en internet | Perfil de Empresa de Google | Sin techo |
| 8 | Documentos y archivos | Suite de oficina instalada | Sin techo |
| 9 | Tareas | Tablero con plan gratuito | 10 tableros por espacio |
| 10 | Atender | WhatsApp Business | Sin techo, atendiendo a mano |
1. Facturar
Con qué: la aplicación gratuita del SAT, Factura Fácil o la aplicación móvil del SAT, como vimos arriba.
Cuándo pagar: cuando emitas tantas facturas que capturarlas a mano te cueste más que la mensualidad de un proveedor, o cuando necesites integrar la facturación con tu punto de venta o tu tienda en línea.
2. Cobrar
Aquí se rompe la lista, y prefiero decirlo de frente: esta casilla no tiene versión gratuita.
Toda pasarela de pago se queda un porcentaje de cada venta. No hay una que no lo haga, porque el procesamiento de pagos tiene costos reales por transacción. Las terminales físicas, los enlaces de pago y los cobros en tienda en línea se llevan una comisión, y esa comisión sale directo de tu utilidad.
Lo único gratis aquí es la transferencia bancaria entre cuentas, que en México funciona bien para ventas grandes y a clientes que ya te conocen, pero no sirve para vender a desconocidos por internet ni para el mostrador.
Si vendes producto, lo que de verdad te conviene es hacer la cuenta completa antes de fijar precios: está en cómo calcular el margen de ganancia de un producto, donde comparamos lo que se queda cada canal.
3. Llevar las cuentas
Con qué: una hoja de cálculo. En serio.
Para un negocio que factura poco y tiene pocos movimientos, una hoja bien hecha gana a cualquier programa de contabilidad: no cuesta, no tiene techo, la entiendes completa y se exporta a cualquier lado. La suite de nube de Google trae hojas de cálculo con 15 GB de almacenamiento en la cuenta gratuita, y una suite instalada de código abierto no tiene techo ninguno.
Lo que no sustituye la hoja es el trabajo de un contador. Si tributas, el contador no es opcional, y tampoco es caro comparado con una multa.
Para separar bien el dinero del negocio del de tu casa, que es donde más gente se enreda, tenemos cómo organizar tus finanzas personales y las de tu negocio.
4. Guardar a tus clientes
Con qué: un CRM con plan gratuito permanente. El de HubSpot es el más usado en esta categoría y publica sus límites con claridad: 1,000 contactos, hasta dos usuarios, 2,000 envíos de correo al mes con la marca de HubSpot en los mensajes, y el acceso es «100% free, with no expiration date».
El matiz que importa: hasta que llegues a 1,000 contactos, una hoja de cálculo también funciona, y se exporta mejor. La ventaja del CRM no es guardar nombres: es el historial de conversaciones, los recordatorios y el embudo de oportunidades. Si no vas a usar nada de eso, no necesitas un CRM todavía.
5. Escribirles
Con qué: una plataforma de correo con plan gratuito. Las dos opciones más comunes tienen techos con formas distintas, y eso decide cuál te conviene:
- Brevo: hasta 300 correos electrónicos al día, sin límite de contactos publicado en su página de precios. Repartido en un mes son unos 9,000 envíos.
- MailerLite: hasta 250 suscriptores, 2,500 correos mensuales y hasta 2 usuarios.
La diferencia práctica: si tienes una lista chica a la que escribes seguido, MailerLite alcanza. Si tienes una lista grande a la que escribes poco, el techo diario de Brevo te deja más margen, siempre que repartas los envíos y no mandes todo de golpe un martes.
Un aviso sobre el correo, antes de que elijas: la herramienta es lo de menos. Lo que decide si esto funciona es tener a quién escribirle y algo que decir. Empezamos por ahí en cómo empezar una lista de correo.
6. Diseñar
Con qué: un editor gráfico con plan gratuito. Canva publica el suyo con detalle: 5 GB de almacenamiento en la nube, más de 1.6 millones de plantillas, más de 4.7 millones de recursos, un kit de marca con solo 3 colores y hasta 20 usos de las herramientas con IA. El plan de paga cuesta 150 pesos al mes para una persona y sube el almacenamiento a 100 GB y el kit de marca a cinco.
Dónde truena primero: casi nunca en el almacenamiento. Truena en el kit de marca de tres colores el día que tu identidad necesita más, y en el quitafondos, que no viene en el plan gratuito. Para eso último, un editor de imágenes de código abierto lo hace sin pagar, con más trabajo.
7. Estar en internet
Con qué: el Perfil de Empresa de Google, que ya vimos, más una red social donde de verdad estén tus clientes.
El matiz incómodo: para muchos negocios locales, el sitio web propio no es la primera prioridad. Una ficha de Google bien llevada, con fotos, horarios y reseñas contestadas, rinde más el primer año que una página que nadie visita. Si además vas a hacer sitio, que cargue rápido: lo vemos en cómo mejorar la velocidad de tu sitio web.
Y antes de abrir cuentas en cinco redes, decide en cuál estar: qué red social le conviene a tu negocio.
8. Documentos y archivos
Con qué: una suite de oficina. Tienes dos caminos con lógicas opuestas.
- En la nube, con la cuenta gratuita de Google: 15 GB compartidos entre correo, archivos y fotos, y colaboración en tiempo real. El techo llega cuando el correo y los archivos crecen juntos.
- Instalada y de código abierto, como LibreOffice: sin techo, sin cuenta y sin nadie. Abre y guarda los formatos de Office, aunque el formato complejo a veces se desacomoda.
Mi recomendación: la nube para lo que se trabaja con otros, y la suite instalada para lo que debe seguir siendo tuyo pase lo que pase. Los dos son gratis, así que no tienes que elegir uno.
9. Tareas
Con qué: un tablero. Trello publica su plan gratuito con números: hasta 10 tableros por Espacio de trabajo, tarjetas ilimitadas, almacenamiento ilimitado con 10 MB por archivo, 250 ejecuciones de comandos por Espacio de trabajo al mes y es gratis para hasta 10 colaboradores por espacio. El plan Standard cuesta 5 dólares por usuario al mes con facturación anual, o 6 al mes sin compromiso.
Notion también tiene plan gratuito, con 10 invitados externos, 5 MB por archivo y 7 días de historial de versiones; su plan Plus cuesta 10 dólares por miembro al mes.
El matiz: diez tableros suena a poco y casi nunca lo es. Un negocio chico que necesita más de diez tableros normalmente no tiene un problema de herramienta, tiene un problema de organización. Antes de pagar por más tableros, lee cómo automatizar tareas repetitivas y quédate con menos.
10. Atender
Con qué: WhatsApp Business. Es gratuito, y en México es donde de verdad ocurre la conversación comercial: catálogo, respuestas rápidas, mensaje de ausencia, etiquetas de cliente.
Lo que hay que saber: la aplicación gratuita es para atender a mano. El momento en que necesitas automatizar de verdad, conectar con un sistema o tener varios agentes en paralelo, eso ya pasa por la vía de pago y se cobra por conversación. Mientras atiendas tú o tu socio, la versión gratuita alcanza de sobra.
Cuándo deja de ser gratis: los techos reales
Esta es la tabla que ninguna otra lista publica, y es la única parte del artículo que de verdad te deja decidir.
| Herramienta | Techo del plan gratuito | Siguiente escalón |
|---|---|---|
| CRM (HubSpot) | 1,000 contactos · 2 usuarios · 2,000 envíos al mes con su marca | desde 7 USD por asiento al mes con pago anual (20 sin compromiso) |
| Correo (Brevo) | 300 correos al día · soporte solo por correo | plan Starter, precio no publicado en la página consultada |
| Correo (MailerLite) | 250 suscriptores · 2,500 correos al mes · 2 usuarios | plan Comfort desde 12 USD al mes |
| Tareas (Trello) | 10 tableros por espacio · 10 MB por archivo · 250 automatizaciones al mes · 10 colaboradores | 5 USD por usuario al mes con pago anual, 6 sin compromiso |
| Notas (Notion) | 10 invitados externos · 5 MB por archivo · 7 días de historial | plan Plus, 10 USD por miembro al mes |
| Diseño (Canva) | 5 GB · 1 kit de marca con 3 colores · 20 usos de IA | Pro, 150 MXN al mes para una persona |
| Suite instalada (código abierto) | sin techo | no aplica |
| Facturación (SAT) | sin techo | no aplica |
| Ficha de Google | sin techo | no aplica |
Todas las cifras están tomadas de las páginas de precios de cada empresa el 24 de septiembre de 2026, y de las páginas oficiales en el caso de las herramientas públicas. Verifícalas antes de decidir: es justo lo que más rápido cambia.
Cuál techo truena primero
Los techos tienen formas distintas, y eso decide cuál te va a estorbar a ti. Un ejemplo con números.
Supón una lista de correo de 250 suscriptores a los que escribes dos veces al mes. Son 500 correos mensuales, y caben en los tres planes con holgura. Todo bien.
Ahora la lista crece a 1,200 suscriptores con los mismos dos envíos al mes, o sea 2,400 correos:
- MailerLite ya truncó hace mucho, y no por los envíos sino por los suscriptores: su techo son 250.
- HubSpot truena por las dos: 1,200 contactos pasan los 1,000 permitidos, y 2,400 envíos pasan los 2,000.
- Brevo aguanta, porque 2,400 correos al mes son 80 al día y su techo son 300. Pero solo si los repartes: si mandas los 2,400 el mismo martes, te detiene.
La lección práctica: el techo que importa no es el más chico, es el que va a alcanzar tu forma de trabajar. Antes de elegir, pregúntate cuál de tus números va a crecer primero —contactos, envíos, usuarios, archivos— y elige la herramienta cuyo techo esté lejos de ese número.
Las herramientas de inteligencia artificial son el caso más volátil
Un apartado aparte, porque es donde más gente se está quemando ahora mismo.
Los planes gratuitos de las herramientas con IA cambian más rápido que cualquier otro, y casi siempre en la misma dirección: lo que hace un año eran usos ilimitados, hoy es una cuota. El editor de diseño que citamos, por ejemplo, incluye en su plan gratuito «hasta 20 usos de las herramientas con IA estándar o prémium», y veinte usos se agotan en una tarde de trabajo.
Por eso, con estas herramientas concretamente, no pongas cifras de nadie —incluidas las nuestras— por encima de lo que diga hoy su página de precios. Y sobre todo: no montes un proceso de tu negocio sobre una cuota gratuita de IA. Si algo que haces todos los días depende de ella, ese es un gasto que vas a terminar pagando, y conviene presupuestarlo antes de que te tome por sorpresa.
El techo es el producto
Conviene entender el negocio del otro lado, sin cinismo y sin ingenuidad.
Una empresa que regala un plan gratuito no lo hace por generosidad ni por maldad. Lo hace porque le sale más barato que anunciarse: tú aprendes la herramienta, metes tus datos, acostumbras a tu equipo, y el día que cruzas el techo la decisión de pagar ya está tomada. El plan gratuito es el mejor canal de adquisición que existe.
Eso está bien. Lo que no está bien es entrar sin saberlo. Un plan gratuito es un buen trato cuando lo eliges sabiendo dónde termina, y es un mal trato cuando te enteras del límite el día que tienes prisa.
Lo que cuesta salir
Aquí es donde las listas de herramientas gratis fallan por completo, y es la parte cara.
Una herramienta gratuita que guarda tu información y no te la devuelve bien no es gratis: te cobra en el momento de irte, y te cobra en la moneda más incómoda, que es no poder irte.
La pregunta que hay que hacer el primer día
Antes de meter un solo dato en cualquier herramienta, gratuita o de paga, una sola pregunta: ¿cómo saco mi información de aquí?
Y la respuesta buena tiene tres partes: que exista exportación, que el formato sea abierto —una hoja CSV, un archivo de texto, un estándar— y que no esté detrás de un plan de paga. Hay herramientas que dejan entrar los datos gratis y cobran por sacarlos, y esa condición cambia toda la evaluación.
Para comparar opciones con criterio, el método de la guía para comparar productos sirve igual aquí: misma casilla, mismas condiciones, mismo plazo.
Exporta antes de necesitarlo
Consejo concreto y poco romántico: haz una exportación de prueba el primer día, cuando no la necesitas.
Descarga el archivo. Ábrelo. Mira si trae lo que creías que traía. Es muy distinto descubrir que la exportación pierde el historial de conversaciones ahora, cuando tienes doce contactos, que descubrirlo con mil quinientos y con prisa.
Después, ponlo en el calendario: una exportación cada tres meses, guardada fuera de esa herramienta. Es respaldo y es seguro contra el día que la empresa cierre, cambie de dueño o recorte su plan gratuito.
Las tres cosas que nunca deberían vivir solo en una herramienta ajena
- Tu lista de clientes. Nombres, correos, teléfonos, historial de compra. Es el activo más valioso de un negocio chico y el que más fácil se pierde. Que exista siempre una copia tuya, en un archivo que tú controlas.
- Tu dominio. Regístralo a tu nombre, con tu correo, en un registrador que tú elegiste. Si el dominio está a nombre de la agencia, del sobrino que te hizo la página o de una plataforma, tu negocio vive en terreno prestado.
- Tu contabilidad. Facturas emitidas y recibidas, estados de cuenta, comprobantes. Eso tiene que estar descargado en tu disco y respaldado, no solo dentro de un portal.
De todo lo que dice este artículo, si solo te llevas una idea que sea esta. Elegir bien a quién le confías tu información es la misma disciplina que elegir a quién le compras: está en cómo elegir un proveedor confiable, y aplica igual a un proveedor de software.
El código abierto: gratis de otra manera
Hay una categoría entera que las listas mencionan de pasada y que, para un negocio sin dinero, es la más sólida de todas. Son programas que instalas en tu computadora: sin cuenta, sin techo, sin plan superior y sin nadie que pueda cambiarte las condiciones.
Qué cubre bien
- Suite de oficina: LibreOffice y OnlyOffice reemplazan textos, hojas de cálculo y presentaciones, y abren los formatos de Microsoft.
- Edición de imágenes: GIMP hace retoque, capas, máscaras y quitafondos. Photopea corre en el navegador y abre archivos de Photoshop.
- Vectores: Inkscape, para logotipos e íconos en SVG, que es el formato que necesitas si quieres que tu logotipo se vea bien impreso y en pantalla.
- Video: DaVinci Resolve en su versión gratuita, y Kdenlive para equipos menos potentes.
- Correo: Thunderbird, con calendario y varias cuentas.
- Contraseñas: un gestor de código abierto. Y esta es la única casilla de la lista donde te pediría que no ahorres el esfuerzo: si tu negocio tiene diez cuentas con la misma contraseña, tienes un problema esperando a ocurrir.
El costo real es tu tiempo
No voy a venderte que es lo mismo. No lo es.
Un editor de código abierto hace lo que hace el de paga, pero te va a costar más aprenderlo, y la interfaz te va a parecer rara las primeras semanas. Cuando algo no funcione no vas a tener a quién escribirle: vas a tener un foro.
La cuenta honesta es esta: si tu tiempo vale 200 pesos la hora y aprender la herramienta te toma diez horas más que la alternativa de paga, ese camino te costó 2,000 pesos. Si la alternativa de paga cuesta 150 pesos al mes, el código abierto se paga solo a partir del mes catorce.
Dicho eso, hay dos casos en los que el código abierto gana sin discusión:
- Cuando la herramienta es un cimiento y no quieres que nadie te cambie las reglas. Documentos y contabilidad, por ejemplo.
- Cuando la usas poco. Pagar una suscripción mensual por un programa que abres tres veces al año es de los gastos que más aparecen en una revisión de suscripciones.
La obligación legal que ninguna lista menciona
Esta sección no habla de herramientas. Habla de lo que te pasa en el momento en que empiezas a usarlas para guardar información de otras personas, y es el punto ciego de todos los artículos de este tema.
Qué dice la ley
El 20 de marzo de 2025 se publicó en el Diario Oficial de la Federación la nueva Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.
Aplica a los sujetos regulados, que la ley define como las «personas físicas o morales de carácter privado que llevan a cabo el tratamiento de datos personales». Eso incluye a tu negocio de tres personas, a tu tienda en línea y a tu taller.
La obligación central para efectos de este artículo está en el artículo 14: «El responsable tendrá la obligación de informar a la persona titular, a través del aviso de privacidad…». Y el artículo 16 establece que ese aviso debe ponerse a disposición al obtener los datos, en formato impreso, digital, visual, sonoro o por cualquier otra tecnología.
La vigilancia del cumplimiento ya no está en el organismo autónomo que muchos recuerdan: la ley la asigna a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, entre cuyas funciones está «vigilar y verificar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en esta Ley» (artículo 39).
Por qué te toca a ti
Porque la lista de herramientas de arriba es, casi entera, una lista de sitios donde vas a guardar datos de personas:
- El CRM gratuito con mil contactos: son mil personas con nombre, correo y teléfono.
- La plataforma de correo: son los suscriptores que te dieron su dirección.
- El formulario de tu sitio, la hoja de cálculo con tus clientes, las conversaciones de WhatsApp.
En el momento en que pides un correo a cambio de algo, eres responsable del tratamiento de ese dato. No importa que la herramienta sea gratuita ni que el negocio sea chico.
Qué hacer, en concreto
Cuatro cosas, en orden de esfuerzo:
- Ten un aviso de privacidad y ponlo donde pides los datos: en el pie de tu sitio, junto al formulario, en el enlace de tu ficha de Google, en el mensaje automático de WhatsApp Business.
- Pide solo lo que necesitas. Cada dato de más es un riesgo de más y una obligación de más. Si para mandar un boletín basta el correo, no pidas la fecha de nacimiento.
- Ten un lugar donde recibir solicitudes. Un correo al que la gente pueda escribir para pedir acceso a sus datos, corregirlos o pedir que los borres.
- Cuida quién más los ve. Cuando metes tu lista en una herramienta de terceros, ese tercero también trata los datos. Revisa qué dice su contrato y dónde los guarda.
Dos advertencias honestas. La primera: esto no es asesoría legal, y el artículo no sustituye a un abogado; si manejas datos sensibles o volúmenes grandes, consulta a uno. La segunda: la ley es reciente y su reglamento puede precisar cosas, así que verifica el estado de la norma antes de tomar decisiones basadas en este resumen.
Con todo, la parte que sí puedo decirte con seguridad es que tener un aviso de privacidad decente cuesta muy poco esfuerzo y quita un riesgo real. Es de las pocas cosas de este artículo que no puedes resolver instalando algo.
Lo que no necesitas todavía
Casi todo el mundo llega a este tema buscando qué agregar. Hay más dinero y más tiempo en la lista contraria.
Estas son herramientas buenas, que en algún momento van a tener sentido, y que un negocio en su primer año adopta demasiado pronto:
- Un sistema de automatización de marketing. Antes de automatizar el envío de correos hay que tener a quién mandárselos. Con cincuenta suscriptores, automatizar es ceremonia.
- Un programa de gestión integral. Los sistemas que prometen juntar ventas, inventario, contabilidad y nómina resuelven un problema de coordinación que un negocio de dos personas todavía no tiene.
- Herramientas de análisis avanzado. Si aún no tienes tráfico, un panel de métricas es un espejo bonito. Las estadísticas que trae tu ficha de Google alcanzan para el primer año.
- Un segundo canal de redes sociales. Sostener dos cuentas a medias rinde menos que una bien llevada.
- Un sitio web complejo. Mientras no vendas en línea, una ficha completa y una página sencilla hacen el trabajo.
- Firma electrónica de contratos, salvo que firmes seguido. Si mandas dos contratos al año, el correo con un PDF y la firma escaneada resuelve.
La prueba para cualquiera de ellas es la misma: ¿qué problema que ya tengo resuelve esto hoy? Si la respuesta empieza con «cuando crezca», la herramienta puede esperar a que crezcas. Y cuando crezcas, habrá opciones mejores que las de hoy.
Hay una excepción que no cabe en esta lógica y que ya mencionamos: el respaldo. Ese sí se adopta antes de necesitarlo, porque el día que lo necesitas ya es tarde.
Lo que sí conviene pagar desde el primer día
Un artículo de herramientas gratis que no admita sus límites es propaganda. Estas son las casillas donde yo pagaría aunque el presupuesto estuviera apretado:
- El contador. Si tributas, no es opcional y no es caro comparado con una multa o con un año de declaraciones mal hechas.
- El dominio. Cuesta unos cientos de pesos al año y es la única dirección de internet que va a ser tuya. Un subdominio gratuito de una plataforma no es tu dirección: es la de ellos.
- El procesamiento de pagos, porque no existe gratis, como vimos.
- Las herramientas que producen tu ingreso. Si vives de editar video, el programa de edición no es un gasto discrecional. La regla que yo aplicaría: si la herramienta está en el camino directo entre tu trabajo y tu factura, se paga.
- Un respaldo. Almacenamiento con copia automática. Es barato y es lo que separa un susto de un cierre.
Y una recomendación de orden: antes de agregar cualquier suscripción nueva, revisa las que ya tienes. Casi todo el mundo descubre que paga por cosas que dejó de usar, y ese dinero es justo el que financia lo que sí necesita. El método completo está en qué gastos deberías revisar cada mes para ahorrar más.
Cuánto cuesta la versión de paga de todo esto
Poner el número ayuda a decidir, así que aquí está.
Si pagaras el siguiente escalón de cada herramienta de la lista, para una sola persona y con los precios de lista publicados:
| Herramienta | Plan | Al mes | Al año |
|---|---|---|---|
| Notion | Plus | 10 USD por miembro | 120 USD |
| MailerLite | Comfort | 12 USD | 144 USD |
| HubSpot | Starter, pago anual | 7 USD por asiento | 84 USD |
| Trello | Standard, pago anual | 5 USD por usuario | 60 USD |
| Subtotal en dólares | 408 USD | ||
| Canva | Pro | 150 MXN | 1,800 MXN |
| SAT, DENUE, IMPI, Perfil de Empresa | — | 0 | 0 |
Dos apuntes sobre esa tabla. No convertimos los dólares a pesos porque no tenemos un tipo de cambio verificado para la fecha y preferimos no inventarlo: haz la conversión con el tipo de cambio del día en que lo leas. Y ojo con la letra chica del pago anual: sin compromiso anual, Trello sube a 6 dólares al mes y HubSpot a 20, y el subtotal pasa de 408 a 576 dólares al año. Son 168 dólares de diferencia por la comodidad de poder cancelar cuando quieras.
La lectura correcta de este número no es «me estoy ahorrando 408 dólares». Es esta: mientras no cruces ningún techo, no necesitas gastarlos. Y cuando los cruces, no vas a cruzarlos todos el mismo mes, así que el gasto llega por partes y en el orden en que el negocio lo justifica.
Tres razones para desconfiar de esta lista
Primero: gratis no siempre es más barato. Si una herramienta gratuita te hace perder dos horas al mes que una de paga te ahorraría, y tu hora vale algo, la cuenta puede salir al revés. El caso más claro es la contabilidad: ahorrarte un programa para terminar capturando a mano es de las decisiones que más caro salen.
Segundo: cambiar de herramienta también cuesta. Migrar datos, volver a aprender, volver a enseñarle al equipo. Elegir la herramienta gratuita «por ahora» y cambiar en seis meses puede costar más que haber pagado desde el principio. Por eso las preguntas de la sección de salida van el primer día y no el último.
Tercero: estos techos y estos precios caducan. Todas las cifras de este artículo son del 24 de septiembre de 2026 y las empresas los cambian sin avisar; en los últimos años, la tendencia general ha sido a recortar los planes gratuitos, no a ampliarlos. Verifica antes de decidir, y no construyas un negocio sobre la suposición de que un plan gratuito va a seguir siendo igual de generoso dentro de dos años.
Un plan de treinta días
Todo junto es demasiado. Así lo ordenaría yo, en cuatro semanas.
Semana 1 — Antes de gastar un peso. Consulta el nombre en el IMPI. Mide tu competencia en el DENUE. Abre tu Perfil de Empresa de Google y llénalo completo, con fotos y horarios reales. Son tres cosas gratis que condicionan todo lo demás, y dos de ellas te pueden ahorrar una decisión cara.
Semana 2 — Los cimientos. Da de alta tu facturación con las herramientas del SAT y emite una factura de prueba. Abre la hoja de cálculo de cuentas con las columnas que vayas a usar todo el año. Configura WhatsApp Business con catálogo, horario y mensaje de ausencia.
Semana 3 — Lo que se elige con cabeza. Elige CRM y plataforma de correo, pero elígelos preguntando cuál techo vas a alcanzar primero, no cuál interfaz te gusta más. Y en cuanto los tengas, haz la exportación de prueba de los dos. Este es el día del mes que más va a valer dentro de dos años.
Semana 4 — Lo que te protege. Publica tu aviso de privacidad donde pides datos. Programa la exportación trimestral en el calendario. Y anota, en una hoja, en qué mes esperas cruzar cada techo según cómo vayan creciendo tus números. Esa hoja es tu presupuesto de software del año que viene, y lo tendrás antes de necesitarlo.
Preguntas frecuentes
¿De verdad puedo facturar gratis sin contratar a nadie?
Sí. El SAT tiene una aplicación gratuita para generar comprobantes, además de Factura Fácil dentro de Mis cuentas y una aplicación móvil. El propio portal del SAT señala que los servicios de los proveedores autorizados de certificación «se encuentran dirigidos a aquellos contribuyentes con grandes volúmenes de facturación». Necesitas tu RFC, tu contraseña o e.firma y tu certificado de sello digital, igual que con un proveedor de paga.
¿Cuál es el mejor CRM gratuito?
Depende de cuál techo vayas a alcanzar primero. El plan gratuito de HubSpot permite 1,000 contactos, hasta dos usuarios y 2,000 envíos de correo al mes con su marca, sin fecha de expiración. Si aún no llegas a unos cientos de contactos y no necesitas historial de conversaciones ni embudo de oportunidades, una hoja de cálculo cubre lo mismo y se exporta mejor.
¿Brevo o MailerLite para el correo?
Sus techos tienen formas distintas. Brevo permite hasta 300 correos al día sin límite de contactos publicado; MailerLite permite 250 suscriptores, 2,500 correos al mes y hasta dos usuarios. Lista chica con envíos frecuentes, MailerLite alcanza. Lista grande con envíos ocasionales, el techo diario de Brevo deja más margen, siempre que repartas los envíos.
¿Cuánto me ahorro usando la versión gratuita?
Con precios de lista de septiembre de 2026 y para una sola persona, el siguiente escalón de Notion, MailerLite, HubSpot y Trello suma 408 dólares al año con pago anual, o 576 sin compromiso anual, más 1,800 pesos al año si además pagas Canva Pro. Pero la lectura útil no es el ahorro: es que mientras no cruces un techo, no necesitas ese gasto.
¿Qué herramientas gratis son realmente para siempre?
Las públicas y las de código abierto. La facturación del SAT, el DENUE del INEGI, la consulta de marcas del IMPI y el Perfil de Empresa de Google no tienen techo ni plan superior. Una suite de oficina instalada tampoco. Todo lo demás de esta lista es un plan gratuito comercial, que la empresa puede modificar cuando quiera.
¿Cómo sé si voy a quedar atrapado en una herramienta?
Haz una exportación de prueba el primer día, cuando no la necesitas. Comprueba que exista, que el formato sea abierto, que no esté detrás de un plan de paga y que el archivo traiga de verdad lo que creías. Si no puedes sacar tu lista de clientes en un archivo legible, ya estás atrapado aunque todavía no lo notes.
¿Necesito un sitio web desde el principio?
Para muchos negocios locales, no. Una ficha de Perfil de Empresa bien llevada, con fotos actuales, horarios correctos y reseñas contestadas, suele rendir más el primer año que una página que nadie visita. El sitio propio cobra sentido cuando vendes en línea, cuando necesitas explicar algo complejo o cuando quieres dejar de depender de plataformas ajenas.
¿Tengo obligaciones legales si guardo datos de clientes en herramientas gratuitas?
Sí, y la gratuidad de la herramienta no cambia nada. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada el 20 de marzo de 2025, aplica a las personas físicas y morales de carácter privado que tratan datos personales, y obliga a informar al titular mediante un aviso de privacidad. Este artículo no es asesoría legal: para tu caso concreto, consulta a un abogado.
¿Qué hago si una herramienta recorta su plan gratuito?
Primero, no decidas con prisa: casi siempre dan un periodo de transición. Segundo, saca tu exportación mientras todavía tienes acceso completo. Tercero, evalúa si de verdad necesitas esa función o si ya te estabas quedando por costumbre. Y cuarto, revisa si alguna herramienta pública o de código abierto cubre esa casilla, porque ahí ese problema no vuelve a ocurrir.
Fuentes y metodología
Todas las fuentes se consultaron el 24 de septiembre de 2026. Los techos de los planes gratuitos y los precios son lo que más rápido cambia en este tema: verifícalos en la página de cada herramienta antes de decidir.
Herramientas públicas mexicanas
- SAT, «Dónde puedo emitir una factura»: la instrucción «Genera tu factura en la aplicación gratuita del SAT», la mención de Factura Fácil dentro de Mis cuentas y de la aplicación móvil del SAT, y la precisión de que los servicios de los Proveedores Autorizados de Certificación «se encuentran dirigidos a aquellos contribuyentes con grandes volúmenes de facturación».
- INEGI, Directorio Estadístico Nacional de Unidades Económicas (DENUE): el directorio «ofrece los datos de identificación, ubicación, actividad económica y tamaño de los negocios activos en el territorio nacional»; cobertura de más de 6 millones de establecimientos con datos de los Censos Económicos 2024; búsqueda por actividad, tamaño y área geográfica sobre mapa cartográfico y satelital, con descarga masiva; y la advertencia del propio INEGI de que la actualización ocurre «fundamentalmente, en el segmento de los grandes establecimientos» y de que quedan fuera localidades rurales muy pequeñas.
- Google, Perfil de Empresa: «crear un Perfil de Negocio y una ficha de tu empresa en Google es gratis», además de las funciones citadas: personalizar el perfil con fotos, administrar reseñas, mostrar productos y servicios, habilitar reservaciones o pedidos, publicar novedades y consultar estadísticas de desempeño.
Techos y precios de los planes gratuitos
- Canva, página de precios para México: plan gratuito con «5 GB de almacenamiento en la nube», «Más de 1.6 millones de plantillas», «Más de 4.7 millones de fotos, videos, elementos gráficos y audios», «1 Kit de Marca (con solo 3 colores)» y «Hasta 20 usos de las herramientas con IA estándar o prémium»; plan Pro a «MX$150 al mes, para una persona», con 100 GB y 5 kits de marca.
- HubSpot, CRM gratuito y página de precios: «You can add 1,000 contacts, and your free access has no time limit», «You can add up to 2 users to your free account» y «2,000 email sends per calendar month, with HubSpot branding»; el plan Starter desde «$7/mo/seat» con pago anual o 20 dólares al mes sin compromiso.
- Trello, página de precios: plan gratuito con «Hasta 10 tableros por Espacio de trabajo», «Tarjetas ilimitadas», «Almacenamiento ilimitado (10 MB/archivo)», «250 ejecuciones de comandos por Espacio de trabajo al mes» y «Gratis para hasta 10 colaboradores por Espacio de trabajo»; plan Standard a 5 dólares por usuario al mes con facturación anual o 6 con facturación mensual.
- Notion, página de precios: plan gratuito con «Límite de invitados externos: 10», archivos de «Hasta 5 MB» e historial de versiones de «7 días»; plan Plus a «10 US$ por miembro/mes».
- Brevo, página de precios: plan gratuito con «hasta 300 correos electrónicos al día» y soporte únicamente por correo; la página consultada no publica un límite de contactos ni el importe del plan Starter.
- MailerLite, página de precios: plan gratuito con «Hasta 250 suscriptores», «2.500 emails mensuales» y «Hasta 2 usuarios»; plan Comfort desde «$12,00/mes».
Obligaciones legales
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025: el ámbito de aplicación a las «personas físicas o morales de carácter privado que llevan a cabo el tratamiento de datos personales»; la obligación del artículo 14, «El responsable tendrá la obligación de informar a la persona titular, a través del aviso de privacidad…»; la puesta a disposición del aviso al obtener los datos (artículo 16); y la atribución de la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno de «vigilar y verificar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en esta Ley» (artículo 39).
Cálculos propios
- Costo anual de los planes de paga. Multiplicamos cada precio mensual publicado por doce, para un solo usuario: Notion Plus 120 dólares, MailerLite Comfort 144, HubSpot Starter con pago anual 84 y Trello Standard con pago anual 60, que suman 408 dólares al año. Con los precios sin compromiso anual (Trello a 6 y HubSpot a 20), el subtotal sube a 576 dólares, 168 más. Canva Pro se reporta aparte, en pesos: 150 al mes son 1,800 al año.
- No convertimos dólares a pesos. No teníamos un tipo de cambio verificado para la fecha de consulta y preferimos no estimarlo.
- Equivalencia mensual del techo de Brevo. 300 correos al día por 30 días son 9,000 al mes. Es una equivalencia nuestra: el límite que aplica es el diario, así que solo se alcanza repartiendo los envíos.
- Escenarios de la lista de correo. Con 250 suscriptores y dos envíos al mes son 500 correos mensuales, que caben en los tres planes. Con 1,200 suscriptores y dos envíos son 2,400 correos: MailerLite se detiene por suscriptores, HubSpot por contactos y por envíos, y Brevo aguanta porque 2,400 entre 30 días son 80 diarios frente a un techo de 300.
- El ejemplo del costo del aprendizaje. Las cifras de 200 pesos la hora, diez horas y el mes catorce son un supuesto nuestro para ilustrar el método, no un dato. Sustitúyelas por las tuyas.
Limitaciones
- No pudimos abrir la herramienta de consulta de marcas del IMPI. Sus direcciones bloquearon la consulta automatizada mientras preparábamos el artículo, así que no describimos sus pantallas ni sus funciones concretas y remitimos a
impi.gob.mx. Lo que sí afirmamos —que conviene consultar el nombre antes de invertir en identidad, y que una búsqueda no equivale a una resolución de registrabilidad— no depende de esa consulta. - No pudimos abrir la página de precios de Figma, que está restringida a la consulta automatizada, así que esa herramienta no aparece en la tabla de techos.
- La página de precios de Cloudflare que consultamos no detallaba el contenido del plan gratuito ni el precio del plan Pro, así que no incluimos cifras suyas.
- Brevo no publica el límite de contactos de su plan gratuito en la página consultada, y tampoco el importe de su plan Starter. Lo decimos en la tabla en lugar de rellenarlo.
- Los precios en dólares y en pesos no son comparables entre sí sin un tipo de cambio, y no lo aplicamos.
- Los techos y precios cambian sin aviso. La tendencia de los últimos años ha sido recortar los planes gratuitos; toma este artículo como una fotografía fechada, no como una garantía.
- Este artículo no recibe pago de ninguna de las herramientas mencionadas, y las herramientas públicas se citan precisamente porque nadie las promueve.
Aviso. Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal, fiscal ni contable. Para obligaciones de facturación consulta a un contador o al SAT, para protección de datos personales a un abogado, y para el registro de una marca a un especialista en propiedad industrial.